Not known Details About Gestión de Documentos
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Repositorio de documentos/archivos. Los sistemas de gestión documental sirven como repositorio central para todos los documentos importantes de la organización.
Equipo de Proyecto: Designar un equipo de proyecto con roles y responsabilidades claramente definidos, incluyendo un gerente de proyecto, especialistas en TI, representantes de los usuarios finales, etc.
El acceso y recuperación de información es el último componente clave de la gestión documental. Consiste en proporcionar a los usuarios autorizados la capacidad de buscar, acceder y recuperar rápidamente los documentos que necesitan. Esto puede lograrse mediante la implementación de interfaces de usuario intuitivas y funciones de búsqueda avanzada que permitan a los usuarios encontrar documentos utilizando palabras clave, fechas o criterios específicos.
Explora los fundamentos de la captura de documentos y descubre cómo digitalizar tus procesos de manera eficaz. Te damos nuestros consejos para un uso óptimo en la empresa.
Un gestor documental adecuado no solo mejora la gestión interna, sino que impulsa a las empresas hacia una mayor productividad y una mejor toma de decisiones.
Almacenamiento ordenado y accesible: Garantiza que los documentos se almacenen de manera sistemática y se puedan recuperar fileácilmente cuando se necesiten.
Hacer que la gestión de documentos funcione en beneficio de su empresa requiere un sistema realmente eficaz. Limitarse a escanear todo desde el archivador a Google Drive solo traslada los mismos problemas del papel a los archivos digitales.
Se puede encontrar un gran número de sistemas para la gestión documental en el mercado. Algo como ‘el mejor DMS’ no existe, desafortunademente. Cada paquete software tiene características específicas, lo que significa que no todos los gestores documentales son adecuados para todas las organizaciones.
Un Sistema de Gestión Documental (DMS) ofrece una serie de funcionalidades esenciales que permiten a las organizaciones gestionar sus documentos de manera eficiente y segura. A continuación, se detallan las funcionalidades clave de un DMS:
Management de Acceso: Un DMS permite definir permisos de acceso específicos para diferentes usuarios o grupos de usuarios, garantizando que solo las personas autorizadas puedan acceder, editar o eliminar documentos.
Eficiencia Operativa: Al optimizar los procesos de gestión documental, un DMS reduce el tiempo y los recursos necesarios para manejar documentos, lo que se traduce en menores costes operativos.
Los flujos de trabajo digitales crean un flujo lógico de procesos, asignan tareas y designan sustitutos en caso de que un empleado no esté disponible.
Es una solución suitable para empresas que buscan documentos digitales simplificar la firma de contratos y documentos legales de forma rápida y eficiente.
Con su enfoque en la productividad y la accesibilidad, OnlyOffice permite gestionar archivos de manera eficiente tanto en la nube como en servidores locales.